Verslag ALV 2012

 

1.    Opening
De heer Breijman zit de ALV2012 voor. Hij opent de vergadering om 20:00 uur precies. Er zijn berichten van verhindering ontvangen; genoemd worden de kaderleden Arbouw en Huistra. Overige berichten van verhindering zie bijlage aan het eind van dit verslag. Inclusief het bestuur zijn er 19 HCC-leden naar de ALV gekomen: zie idem bijlage.

2.    Vaststellen definitieve agenda. De voorlopige agenda wordt zonder wijzigingen overgenomen en wordt daarmee definitief

3.    Mededelingen: de voorzitter deelt mee dat hij sinds de vorige ALV zich heeft ingespannen voor behoud van bestaande leden voor de HCC. Zo heeft hij het voor elkaar gekregen dat een vast budget wordt toegekend voor het houden van lezingen. Hiervoor is dit jaar een bedrag van € 400 per locatie toegekend. Ook is het gelukt een kleine vergoeding voor coördinatoren los te peuteren. Per activiteit mag de de coördinator 3 consumpties voor rekening van de HCC declareren.
Vervolgens heeft voorzitter nog gewerkt in een commissie die heeft gewerkt aan vereenvoudiging van de Activiteiten Financiering. Voorstellen hiervoor staan in het stuk dat is geagendeerd onder agendapunt 10.

4.    Ingekomen stukken: er is een verslag gemaakt van de contactbijeenkomst met HCC-Haaglanden leden dd. 26 juni 2012. Dit verslag is toegevoegd als vergaderstuk. Helaas is het verslag niet meegecopiëerd met de andere, heden uitgereikte vergaderstukken. Er zijn geen nieuwe op- of aanmerkingen op dit verslag. Eerder commentaar dat op dit verslag is ingediend is reeds verwerkt in de actuele versie. Daarmee is nu het verslag goedgekeurd. HCC-ers die nog een kopie van het verslag willen hebben kunnen dit bij de secretaris aanvragen.

5.    Notulen van de vorige algemene ledenvergadering: Er staan enkele kleine typefouten in dit verslag. Er komen uit de vergadering geen inhoudelijke wijzigingen of aanvullingen en daarmee is ook dit verslag goedgekeurd.

6.    Jaarstukken 2011
a.  Jaarverslag 2011: opgemerkt wordt uit de vergadering dat op pag. 8 onjuist staat vermeld dat de ALV 2011 niet is gehouden. Dit is onjuist; de tekst zal worden gewijzigd.
b.  Financieel verslag penningmeester 2011: hierover zijn geen vragen. Het verslag wordt goedgekeurd.

7.    Goedkeuring bestuursbeleid 2011. Volgens voorzitter was er geen bestuursbeleid. Hij bedoelde dat er geen nieuw beleid is ontwikkeld. Een en ander werd veroorzaakt door de financiële problematiek waarmee de HCC Centraal volop aan het worstelen was. De uitstraling daarvan raakte ook de Regio’s. Terecht werd uit de zaal gecorrigeerd dat wel degelijk de bekende activiteiten zijn doorgezet. Op het gebrek aan financiële middelen werd creatief gereageerd, door zelf bij lezingen vrijwillige bijdragen in te zamelen, waarmee voorbereidingskosten konden worden bestreden.

8.    Verkiezing bestuursleden: op dit moment is een verkiezing niet aan de orde. De drie resterende bestuursleden blijven in functie. Er heeft niemand gereageerd op de vacatures in het bestuur. Voor volgend jaar wordt de situatie nijpender omdat dan de penningmeester aftreedt en statutair niet meer herkozen kan worden. Gesuggereerd wordt om te bezien of verdergaande samenwerking met de Regio Leiden een optie kan worden. Het bestuur zal hierop actie nemen.

9.    Begroting 2013: deze begroting was nog in concept. Er moet rekening worden gehouden met zaalhuurverhogingen (w.o. Zoetermeer, Delft) en met de consumpties voor coördinatoren. De begroting moet worden aangepast en daarna onmiddellijk naar HCC Haarlem worden gestuurd daar de deadline (1 nov.) inmiddels al is gepasseerd.
Er is nog een vraag over de gelden benodigd voor Tijdschriften. Een abonnement is er voor Delft en voor Zoetermeer. Dit abonnement wordt tot nu toe gefourneerd vanuit HCC Haarlem. Daarom staat deze kostenpost niet in onze begroting. De tijdschriften voor de FS-groep worden wel door HCC Haaglanden aangeschaft en betaald uit eigen middelen.

10.     Activiteitenfinanciering (AF): het stuk wordt globaal toegelicht door de voorzitter; hij legt o.a. uit wat Nicheactiviteiten zijn. Het AF-stuk is al voorgelegd aan de LedenRaad van de HCC maar gaf daar de nodige discussie. In volgende LR-vergaderingen is het de bedoeling het AF-stuk goedgekeurd te krijgen.

11.     Rondvraag
gevraagd wordt contact op te nemen met de heer Waterreus om hem te behouden als coördinator voor locatie Voorburg. Vanwege deze vraag is er nog enige discussie over wat er misging rond de planning van W8 lezing in Voorburg. Hieruit bleek een communicatieprobleem de voornaamste oorzaak.
Een andere vraag ging over het organiseren van een volgende W8-lezing in Voorburg. Hierbij gaat HCC-Haarlem ogenschijnlijk geheel voorbij aan de Regio waarin zij e.e.a. organiseert. Op een mail van een HCC-kaderlid hierover aan HCC Haarlem is – ook bij het bestuur - nog geen antwoord bekend.

12.     Sluiting: de vergadering is klaar om 20:45 uur. De aanwezigen worden uitgenodigd voor een consumptie op rekening van de HCC. De voorzitter sluit daarmee deze ALV2012.

 

 

Zoetermeer 6 nov. 2012, uw secretaris:     Paul Stikvoort

Lijst van aan- en afwezigen bij ALV 2012

 

totaal geregistreerde aanwezige HCC-leden: 18

 

 

Gerrit

Bor van den

J.T.C.

 

Borst

A.M.

Menno

Breijman

 

Harry

Groot de

 

Koos

Kleij van der

 

Wim

Kralingen v.

 

Ben

Leeuwen van

 

Nico

Middag

 

Rinus

Molhoek

 

Jan

Németh

 

Marianne

Németh 

 

Paul

Stikvoort

 

Roel

Tigchelhoven van

 

Jan

Waterreus

 

Ineke

Witsmeer 

 

Tim

Woldring

 

Kick

Wolff  de

 

Wouter

Zwan v.der.

totaal van afwezigen met bericht: 7

 

 

Wim

Arbouw

G.C

 

Arkenbout

 

Julius

Huistra

A.K.J.

 

Kramer

 

Marion

Verweij 

 

Gerard

Woud v.d.

 

Tanja

Woud v.d.