Instructie/ Handleiding Activiteiten Financieringsregeling 2013

 

CONCEPT

Algemeen

 

De activiteiten waarvoor een bijdrage door HCC wordt verstrekt is onderscheiden in:

1.     Activiteiten ten doel hebbende het binden en behouden van leden

2.     Eenmalig activiteiten

3.     Vernieuwende (innovatieve) activiteiten

4.     Activiteiten m.b.t. actuele onderwerpen

5.     Activiteiten van een bestuur van een groepering

6.     Aanschaf van hardware

 

Voor vergoedingen van declaraties en het samenstellen van de begroting alsmede de inzendtermijnen van aanvraagformulieren enz. wordt verwezen naar het actuele Normenblad. Dit Normenblad wordt jaarlijks door de bestuurder aangepast of herzien.

Niet-leden betalen een bedrag voor deelname aan de activiteiten, tenzij zij op die dag zich inschrijven als nieuw lid.   

 

 

1.      Activiteiten gericht op ledenbehoud

 

Deze activiteiten zijn primair gericht op de eigen HCC-leden. Voorbeelden hiervan zijn reguliere ledenbijeenkomsten,  lezingen, workshops en cursussen. Deze activiteiten dienen tijdens de reguliere bijeenkomsten van de leden te worden georganiseerd. Er wordt jaarlijks een bedrag per groepering beschikbaar gesteld. Dit bedrag bestaat uit de zaalhuur, alsmede een forfaitair bedrag gebaseerd op het geven van circa 10 lezingen per jaar per locatie.   

 

 

2.      Eenmalige activiteiten

 

Activiteiten die in de loop van het verenigingsjaar een eenmalig karakter hebben.

Voorbeelden hiervan zijn:

·         Open dagen

·         Regio dagen

·         Game dagen

·         Thema dagen (Dag van de veiligheid, Opschoondag, Specifieke beurzen)

 

Indien deze dagen door verschillende groepering gezamenlijk worden georganiseerd, houdt dit in dat de betrokken groepen geen eigen dagen mogen organiseren, want hierdoor wordt afbreuk gedaan aan het eenmalig karakter.

 

Het eenmalig karakter van een activiteit geldt ook voor een activiteit die voor het eerst door een groepering wordt georganiseerd en niet vallend onder de eerder genoemde activiteiten.

 

Voor deze activiteit geldt dat een aanvraag meer kans maakt naarmate er meer inspanning wordt gedaan om de thuisblijver te bereiken en naarmate er meer inkomsten gegenereerd worden. Dit kan bv. Door entree, sponsoring, samenwerking met externe partners.

 

 

3.      Vernieuwende (innovatieve) activiteiten & activiteiten m.b.t. actuele onderwerpen

 

Vernieuwend heeft betrekking op de inhoud en/of de opzet van de activiteit in relatie tot het programma van voorgaande jaren met het doel meer bezoekers, (betere) ledenwerving of (beter) ledenbehoud.

 

Vernieuwend betreft de mate waarin de activiteit anders is dan de gelijksoortige activiteit in een eerdere aanvraag, zoals de introductie van nieuwe thema’s, besturingsprogramma’s en andere onderwerpen. Of er wordt een nieuwe aanpak geïntroduceerd zoals workshops in plaats van lezingen, cursussen op afstand in plaats van in een lokaal.

 

Niche activiteiten/ early adopters activiteiten

Hiervan is sprake indien de activiteit baanbrekend is voor een kleine doelgroep. Voorbeelden hiervan zijn:

·        Automatiseringsgebruik op afstand

·        Water- en klimaatbeheersing in Westland

·        Toepassing robots in de huishouding

 

 

4.      Activiteiten m.b.t. actuele onderwerpen

 

Actuele onderwerpen

Activiteiten m.b.t. onderwerpen die in het desbetreffende jaar actueel zijn. Hierbij hoort ook de ontwikkeling van de landelijk vastgestelde thema’s. Voorbeelden hiervan zijn:.

 

·         Lezingen en/of workshops m.b.t. besturingsprogramma Windows 8

·         Lezingen en/of workshops m.b.t. programma Office 2010

·         Gebruik van E-readers, mobiele devices enz.

 

Deze activiteiten dienen bij voorkeur te worden gehouden op de dag (avond) waarop een normale ledenbijeenkomst plaatsvindt.

 

 

5.      Activiteiten van het bestuur

 

Voorlopig geldt de oude regeling v.w.b. de budgetering van de bestuurskosten.

 

Bestuursvergaderingen worden bij voorkeur bij een van de bestuursleden thuis te worden gehouden, tegen vergoeding voor de consumpties en andere kosten van deze vergadering.

Het aantal vergaderingen per jaar dient beperkt te worden tot maximaal 6 keer per jaar..

 

 

 

6.      Aanschaf van hardware

 

De regels voor de aanschaf van hardware is opgenomen in het Normenblad.

Bij calamiteiten dan wel onvoorziene omstandigheden, waardoor directe vervanging van een apparaat noodzakelijk is dient contact te worden opgenomen met:

 

1.     Het verenigingsbureau;

2.     Als het verenigingsbureau niet bereikt kan worden, met een ambassadeur;

3.     Bij diens afwezigheid met de directie.

 

 

 

7.      Toetsing van de aanvragen

 

De toetsing van de aanvraag door de Toetsingscommissie (TC) geschiedt:

 

Ø  Op karakter van de aanvraag (eenmalig, innovatief, actueel);

Ø  Op doelstelling (ledenbehoud en/of ledenwerving);

Ø  Op het bereiken van de thuisblijvers;

Ø  Op financiële regels (regels actuele normenblad);

Ø  Op kosten per deelnemer (efficiënte besteding van budget);

Ø  Op naamsbekendheid (publiciteit in media);

Ø  Op doelgroep (Early Adopters of andere doelgroep)

Ø  Op het genereren van inkomsten

Ø  Motivatie